CURSO ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
CURSO ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO ã
Autor: Júlio César Zanluca
INTRODUÇÃO
Todos nós possuímos a mesma quantidade de tempo diária: 24 horas. Alguns usam estas horas de forma proveitosa e útil, enquanto outros têm dificuldades em coordenar este recurso tão limitado e precioso.
Se tempo é dinheiro, é importante sabermos aproveitá-lo bem, já que não é possível guardá-lo, vendê-lo, alugá-lo ou fazer qualquer outra coisa, senão somente usá-lo.
Vamos aprender, neste curso, as principais técnicas de utilizar adequadamente o tempo. Vá em frente e persista: você vencerá! Quase todos nós somos muito ocupados, mas sempre haverá espaço para nos aperfeiçoarmos e melhorarmos nosso dia-a-dia.
O único derrotado é aquele que desistiu
de lutar!
MÓDULO 1 – COMO TER TEMPO?
Para
se ter tempo, é preciso administrá-lo da melhor forma possível.
PLANO DE AÇÃO DIÁRIO
Você
precisa adotar um plano de ação para o seu dia. Se não o fizer, irá dedicar
tempo precioso àquilo que aparecer primeiro na sua mesa de trabalho.
Trabalhe
com o que é IMPORTANTE e não somente com o que é URGENTE. Comece o dia fazendo
um esquema geral, com destaque para 2 ou 3 coisas mais importantes que gostaria
de realizar. Não permite que suas preocupações diárias lhe impeçam de planejar
seu esquema.
Exemplo:
(as tarefas mais importantes e prioritárias estão
sublinhadas)
8
horas: Ler o jornal
8.15
horas: Ler relatório da diretoria
8.30
horas: Reunião com chefia
8.50
horas: leitura dos e-mails
9.10
horas: Projeto do novo produto
9.50
horas: Pausa para ginástica
10
horas: Atendimento do cliente IMPORTANTE
11
horas: Redigir relatório da visita do cliente
12
horas: Almoço
13.30
horas: Telefonemas e pendências
14.30
horas: Leitura da correspondência
15.00
horas: Visita á seção de Pesquisa e Desenvolvimento
15.30
horas: Reunião do Departamento Comercial e Marketing
17.00
horas: Revisão final do relatório de visita do cliente
17.50
horas: Programação geral para o dia seguinte
No
início, talvez seja difícil você organizar suas tarefas. Compre uma agenda e vá
incluindo os horários e tarefas. À medida que o dia for progredindo, vá
assinalando o que você já fez. Isto representará uma motivação a mais, já que,
ao final do dia, você poderá olhar a lista e (certamente) poderá dizer: quanta
coisa que eu fiz!
Se
você não gosta de usar agendas prontas, basta copiar o modelo adiante para seu
editor de texto, e preencher diariamente ou imprimir para preencher a caneta ou
lápis:
MODELO
(copie a partir daqui) è
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PLANO
DE AÇÃO PARA O DIA ....../........../..........
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Horário
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Tarefa
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Efetuada?
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Tudo
bem? Vamos em frente...
CONCENTRAÇÃO!
A
melhor maneira de economizar tempo é concentrar-se no que você faz. Não é
possível fazer 2 ou 3 coisas ao mesmo tempo. Assuma uma tarefa e concentre as
forças nela. Não interrompa para dar uma telefonada, ou para bater papo, etc.
VÁ ATÉ O FIM! Poucos problemas resistem a um ataque maciço.
Como
aumentar sua concentração? Talvez você terá que desligar o rádio, ou a TV, ou
parar de comer e beber durante a execução de suas tarefas... Ler um jornal e ao
mesmo tempo tentar redigir um relatório técnico é algo extremamente difícil.
Largue o jornal e, apenas, redija o seu relatório!
CRIE MODELOS!
Uma
das formas de conseguir ganhar tempo é padronizar certos serviços, como relatórios.
Guarde em seu computador modelos ou relatórios que você já elaborou, e
utilize-os para fazer novos relatórios (bastando só preencher os dados que são
solicitados pelo seu relatório específico).
Tudo
o que você faz que é rotina pode ter economia de tempo, padronizando-se os
procedimentos.
Por
exemplo: utilize-se dos recursos do Word (editor de texto) e do Excel (planilha
eletrônica) para guardar relatórios e efetuar cálculos e controles financeiros
diários.
Outro
exemplo: guarde os documentos que você tem que lidar diariamente em um só lugar
(pasta) para ter acesso imediatamente a qualquer um deles, sem perder tempo em
procurar nas gavetas ou arquivos.
Exercícios do Módulo 1:
a) Escreva abaixo 2 ou 3 coisas que diariamente você tem
de fazer, obrigatoriamente, no seu trabalho:
1.............exemplo:
ler o relatório diário de acompanhamento de clientes
2.............
3.............
b) Muito bem, agora estabeleça um horário determinado
para que cada tarefa acima seja executada:
Tarefa
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Horário diário
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Exemplo: ler o relatório diário de
acompanhamento de clientes
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8.15 ás 8.50
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c) Tudo OK? Agora relacione outras tarefas e ações
corriqueiras que você precisa fazer, para incluir no seu Plano de Ação Diário:
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Tarefa
ou Ação
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Tempo necessário por dia
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Exemplo: ler os e-mails
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20 minutos
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d)
Muito bem! Agora organize seu dia, com base nos exercícios b e c anteriores (se
necessário, use o modelo sugerido nesta lição). Você consegue!
MÓDULO 2: PAUSAS E ORGANIZAÇÃO...
Uma
das nossas tendências, quando estamos com pouco tempo, é tentar fazer tudo ao
mesmo tempo, no mesmo dia, nem que para isso fiquemos trabalhando até as 23
horas...
PAUSAS!
Mas trabalhar durante longas horas, sem fazer um descanso,
não é bom modo de aproveitar eficazmente o tempo. A energia acaba e o tédio
instala-se, cansaço físico e mental terminam por sepultar o aproveitamento.
Trocar, por alguns minutos, um trabalho mental por um físico (caminhar,
respirar intensamente, exercícios leves, etc.) ajuda a recuperar o ânimo.
Não
pense que um repouso é desperdiçar tempo. Ele aumentará a eficiência,
beneficiando sua saúde, na medida que alivia a tensão. Tudo o que contribua
para manter sua boa saúde é um bom emprego do seu tempo!
ORGANIZAÇÃO DA PAPELADA...
A
pior coisa para perdermos tempo é a confusão de papéis sobre a mesa. A desordem
prejudica a concentração, provoca tensão e frusta-nos com a sensação que
estamos “soterrados”.
Sempre
que sua mesa esteja se tornando caótica, reserve algum tempo para organizá-la:
separe os papéis em 4 montes:
1) o que vai direto para o lixo (coloque imediatamente na
cesta!): propagandas, papéis velhos, anotações gerais...
2) providências imediatas
3) prioridade menor
4) para leitura posterior
Arquive
somente o que é imprescindível. Arquivar muitos documentos multiplica a
necessidade de espaço e tempo para administrar, tanto o espaço quanto o
arquivamento.
Ao
final do dia, limpe a mesa. Assim, o seu dia seguinte começará livre e sem entulhos
do dia anterior.
Arranje
3 pastas de cartolina e coloque os papéis em cada pasta (cada pasta deve Ter
uma cor diferente, para facilitar). Exemplo:
Pasta Azul: Para leitura posterior
Pasta Verde: Prioridade menor
Pasta
Vermelha: Prioridades imediatas!
Muito bem! Agora você já sabe o que atacar de frente: a
pasta vermelha (prioridades imediatas!). Vá em frente e você obterá... uma
grande vitória!
AS TAREFAS A LONGO PRAZO...
Sempre
existem aquelas tarefas que temos um prazo para entregar, etc.
São
tarefas que, nossa tendência, é deixar para o “último dia”... Não faça isto!
Aplique
um plano rápido e pequeno para você vencer uma grande tarefa, com prazo
marcado. Veja o seguinte exemplo:
TAREFA: Escrever o relatório anual de desempenho de
minha seção.
Prazo para entrega: 25 de março
Distribuição das tarefas menores:
Data
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Executar:
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10
de fevereiro
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Procurar
o relatório do ano anterior para servir de modelo
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15
de fevereiro
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Pedir
para o pessoal escrever, em 10 a 20 linhas, o que acharam que realizado
de importante no ano anterior (novos
clientes, treinamento, nova forma de trabalho, etc.)
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10
de março
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Escrever
a primeira versão do relatório, juntando o modelo + o que o pessoal já
escreveu
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20
de março
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Revisão
e alterações
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25
de março
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Enviar
o relatório para a Diretoria
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Viu
como é fácil?
Use
este Modelo:
Nota: após preencher,
coloque na pasta VERDE (prioridade menor), e, perto do prazo da entrega da
tarefa, coloque na pasta VERMELHA (prioridade imediata).
Copie a partir daqui è
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PLANO
DE EXECUÇÃO DO PROJETO/TAREFA:
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DATA
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EXECUTAR:
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Foi
feito?
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Exercícios do Módulo 2:
a) Defina um horário, tanto de manhã quanto á tarde, em
que você fará uma pausa só sua no seu trabalho e se dedicará a uma rápida
relaxada, ou a ginástica leve ou a ler aquele livro guardado durante anos na
sua gaveta...
b) Pratique, diariamente, o que você estabeleceu no
exercício anterior
c) Verifique agora os papéis na sua mesa. Separe-os nos 4
tipos. Jogue o maior número possível no lixo! Pegue os 3 tipos de papéis que
sobraram e coloque nas pastas de papelão (se não tiver, improvise até
comprar... marque na agenda para não esquecer!).
d) Ataque, de imediato, a pasta vermelha (ou aquela que
você separou para as PROVIDÊNCIAS IMEDIATAS).
e) Muito bem! Pense numa tarefa que você tem que realizar
daqui a um ou dois meses. Escreva qual é esta tarefa: ....................
f) OK. Agora anote quais as ações que você precisa fazer
para conseguir entregar a tarefa:
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AÇÕES
PARA CUMPRIR A TAREFA:
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1.
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2.
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3.
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4.
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5.
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g) Viu como é fácil? Agora basta definir as DATAS em que
você irá desenvolver cada tarefa:
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DATA
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TAREFA:
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1.
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2.
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3.
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4.
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5.
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h)
Agora coloque na pasta VERDE (prioridade menor) a relação que você fez no
exercício g. Ao se aproximar a data (2 ou 3 dias antes) que você colocou,
transfira para a pasta VERMELHA (providências imediatas). Após cumprir aquela
ação, o papel pode voltar para a pasta VERDE, e assim sucessivamente. VOCÊ
VENCERÁ!
MÓDULO 3 – GANHANDO TEMPO POR PARTES
O PERFECCIONISTA ACHA QUE TEM TEMPO...
Existe
diferença entre esforçar-se por executar um trabalho ótimo e empenhar-se para
atingir a perfeição. O primeiro caso é alcançável, produtivo e necessário. O
segundo é quase inatingível.
Por
que se esforçar para fazer uma carta perfeita, se o seu chefe irá ler apenas os
aspectos principais, para depois jogá-la num arquivo qualquer ou mesmo no lixo?
Por
que imprimir 10 páginas novamente na impressora ou no xerox, se o erro está
apenas na palavra “comecar”, que você esqueceu de colocar o “ç”? É mais
sensato, econômico e rápido apenas incluir o sinalzinho abaixo do “c”!!!!
è Raramente os
perfeccionistas, aqueles que querem a perfeição em tudo (ou quase tudo) tem
tempo para si, para os outros, ou para serem perfeitos!
DIGA NÃO !!!
O
uso da palavra não é uma eficaz ferramenta de economia de tempo. Aprenda a
recusar, com educação mas firmemente, qualquer solicitação que não lhe pareça
imprescindível para alcançar os resultados.
Você
pode desculpar-se dizendo que não deseja livrar-se do trabalho, mas dedicar-se
melhor naquilo que realmente considera importante, e assim poderá ter chance de
livrar-se dos trabalhos improdutivos.
Quando
nossa única preocupação é não ofender aos outros, acabamos entulhados de
prioridades alheias.
Exemplos:
1) Você foi convidado para estar numa reunião de outro
departamento, mas que nada tem a ver com suas tarefas ou com os clientes.
Apenas convidaram você porque querem valorizar a “turma”. Recuse sem hesitação!
2) Você recebe um telefonema para dar uma opinião de
marketing para um conhecido, onde deverá cadastrar seus dados e responder a um
questionário na internet, com 50 perguntas (ou mais...!). Delicadamente, diga
que você não dispõe do tempo necessário para dar atenção devida ao assunto e...
tchau!
ESTAS TAREFAS ADIADAS...
Um
hábito enraizado é evitar atacar de frente os problemas, adiando-o até que se
torne muito maior do que realmente é. Qualquer um pode mudar seus costumes.
1) Decida iniciar sua mudança assim que terminar este
curso, enquanto ainda estiver motivado. Tomar este primeiro passo imediatamente
é importante.
2) Não tente fazer coisas demais com pressa excessiva.
Obrigue-se, apenas, agora mesmo, a fazer algo que você esteja adiando. Depois,
a partir de amanhã de manhã, comece cada dia fazendo o que você considera mais
desagradável na sua responsabilidade diária. Você se sentirá satisfeito consigo
mesmo ao pensar que, passados apenas 15 minutos do dia, já se livrou do pior
que tinha a fazer.
Discipline-se
nas próximas 2 semanas, para não abrir exceções a estas regras, e você triunfará
e conseguirá estabelecer suas metas! Isto se tornará um hábito enraizado e
permanente, você terá a satisfação de mudar e vencer o tempo!
CORTE!
Há
inúmeras atividades que nos levam a perder tempo: bater papo sobre futebol, na
hora do trabalho, falar ao telefone além do imprescindível, remeter um e-mail
sobre coisas corriqueiras, que não precisariam ser escritas, ler propagandas e
aquele montão de malas diretas que chegam a sua mesa diariamente....
Estabeleça
horários em que atenderá telefonemas de marketing direto (se é que você quer
atender este tipo de telefonema...) e seja rigoroso, pedindo àqueles que
desejam interromper suas atividades para serem breves e diretos. Não se trata
de má educação, mas de conduta apropriada para vencer as responsabilidades que
você tem!
Ah!
Mas então eu não posso mais conversar sobre futebol com meus colegas? Claro que
pode! Mas utilize o tempo do almoço!
DELEGAR:
Nós
precisamos saber distinguir entre aquilo que nós temos que fazer e aquilo que podemos
deixar outros executar, por delegação direta. Delegar quer dizer
incumbir, entregar uma tarefa a outrem, transmitir permissão de executar em meu
lugar.
O
que você poderá deixar que seus subordinados façam? Faça uma revista de suas
tarefas diárias, e verifique que parte delas dispensa sua ação direta!
Se
você delegar corretamente, Terá mais tempo para assumir (novas) tarefas, mais
complexas e de acordo com sua competência, fazendo-o progredir
profissionalmente!
Exercícios do Módulo 3:
1. Você é um perfeccionista? Responda cada uma das
perguntas com um número, segundo a seguinte escala:
0 (zero) para “NUNCA”
1 para “DE VEZ EM QUANDO”
2 para “QUASE SEMPRE”
3 para “SEMPRE”:
( ) Se você erra ao escrever um bilhete, ao invés
de riscar o erro, você escreve tudo de novo, em outra folha.
( ) Você revisa um relatório, a procura de erros,
mesmo após de já o ter entregue.
( ) Você
“enfeita” (coloca colorido, desenhos, etc.) seu trabalho, sempre que possível,
para agradar a quem o recebe.
( ) Um amigo lhe pede uma opinião sobre um
assunto, em que você é um especialista. Você dá sua opinião, mas se estende nos
detalhes, e fala por pelo menos 10 a 15 minutos.
( ) Numa reunião, você precisa votar num assunto.
Além de votar, você faz questão de explicar aos outros por que votou daquela
maneira.
( ) Você passa a limpo seus rascunhos, para uma
nova folha, antes de digitar ou de redigir o texto definitivo.
Some seus pontos aqui: .......
Vamos aos resultados:
De zero a 5: parabéns! Você, certamente, não é um
perfeccionista!
De 6 a 10: está na média, mas lembre-se que o
perfeccionismo não significa, necessariamente, melhor qualidade no trabalho...
Acima de 10: você tem um estilo perfeccionista.
Quanto lhe custa isto? Vale a pena?
2) Lembre-se de 2 coisas que você PRECISA dizer não e não
tem coragem. Agora, anote-as e tome a decisão de dizer NÃO assim que for
solicitado a fazer!
Preciso dizer NÃO para a seguinte pessoa: .......... que
me convidou para fazer o seguinte:
.......................................................
Também preciso dizer NÃO para o .............. (coloque o
nome da pessoa) que quer que eu me responsabilize por ...............................................
3)
Pense em uma tarefa que você vem adiando, adiando...
Escreva aqui esta tarefa: ................
4)
Com base na sua resposta anterior, é possível:
a)
Delegar esta tarefa para alguém? Se sim, quem? Então
delegue-a!
b)
Cancelar esta tarefa, sem prejuízo para você, sua
empresa, seus clientes? Se sim, cancele-a imediatamente!
c)
Repartir esta tarefa com alguém? Se sim, quem? Então, o
que você está esperando?
d)
Fazer a tarefa imediatamente, agora? Se sim, execute-a!
MÓDULO 4: VENCENDO A FALTA DE TEMPO
As
orientações apresentadas nesta lição nem sempre serão úteis para você. Mas
certamente poderão lhe ajudar a encontrar meios de administrar melhor seu
tempo:
1) COMO LER UM LIVRO
Andando de ônibus: o tempo que você usa no transporte
coletivo pode ser usado para ler aquele livro que há anos você está tentando
concluir. Depois que tiver o hábito, você lerá normalmente. Serão dezenas de
livros por ano!
Mas,
se você não quer, definitivamente, ler no ônibus, então leia... na frente da
TV! Isto mesmo, enquanto está assistindo a TV, tenha um livro aberto. Assim que
soar o “plim plim” da propaganda... comece a ler seu livro! Em um ano, você
terá lido pelo menos dois a três livros médios, dependendo do tempo de você
assiste TV...
2) INTERNET E FILA DE BANCO
Fila de banco? Nunca mais! Se você tem internet, faça
(quase) todas as transações via internet. A economia chega a 3 ou 4 horas por
mês (fora o tempo de deslocamento até a agência bancária). Fale com seu
gerente! (Há outras opções também, como débitos automáticos de água, luz e
telefone, conheça-as, utilize-as e ganhe tempo!)
3) NO TRÂNSITO...
É impossível prever o desperdício de tempo no trânsito.
Mas este sempre haverá, pois cada dia as estradas ficam mais cheias. Se você se
desloca de veículo, que tal combinar com um colega que mora na mesma região que
a sua e tentar dividir a condução? Assim, de 2 em 2 dias você será o
passageiro, e poderá: ler um livro, escrever um relatório, aprender inglês (CD
portátil)... gostou?
4) SUPERMERCADO:
Faça sempre uma lista de compras, ANTES de ir ao
supermercado. Assim, você não perderá tempo imaginando o que deveria comprar, e
tendo que retornar depois para completar a compra... (você vai economizar
também combustível e irá evitar de comprar aquelas “ofertas” inúteis...).
5) VENDEDORES... PESQUISADORES E OUTRAS “DORES”....
Tem um montão de gente querendo disputar seu tempo. Talvez
o telemarketing ativo (quando o pessoal fica ligando para você para vender
qualquer coisa chamada de “lançamento”, com inúmeras vantagens da
“promoção”...) seja o mais “moderno” e sutil meio de gastar seu tempo, dinheiro
e paciência.
Só
há um jeito de eliminar estas dores: diga não imediatamente! Se você não gosta
de dizer não, então diga: me telefone no mês que vem, até lá vou pensar no
assunto... Pelo menos você ganhou um mês de “liberdade”...
6) CURSOS
Pare de fazer cursos caros, demorados e ineficientes!
Procure fazer os cursos intensivos, rápidos ou on-line (como este que você está
fazendo). Você economiza: transporte, estacionamento e... é claro, tempo!
7) MALA DIRETA, E-MAILS E OUTROS ENTULHOS
Mais
de 50% de toda correspondência postal e eletrônica é verdadeiro entulho
propagandístico ou desperdício de comunicação e recursos. Delete os e-mails de
conteúdo publicitário ou que nada tem a ver com suas metas, imediatamente.
Coloque no lixo as malas diretas e nem perca tempo abrindo um envelope! Após
abrir milhares de malas diretas, ainda não achei um cheque ou cédula de
dinheiro vivo nelas...
8) CELULAR?
A
maravilha do celular é também um incômodo que rouba nossa concentração e toca
nas horas mais desagradáveis. Desligue-o! Mantenha-o ligado somente quando
puder atendê-lo.
9) DESCULPE, POR FAVOR E GENTILEZA...
Quando
alguém nos aborda e começa a falar ininterruptamente (inclusive nosso chefe), o
que fazer? Utilize as palavras mágicas: “desculpe, eu preciso voltar ao
trabalho...”, “por favor, posso dar atenção a você em outra oportunidade...?” e
“gentileza, estou me lembrando de algo que preciso fazer agora...”. Falta de
educação é roubar tempo dos outros...!
PARABÉNS! Você completou este curso, e agora poderá
praticar o que aprendeu. O que achou? Não esqueça de indicar este curso para
seus amigos e colegas!
Este
curso é de propriedade autoral (registrada). Distribuição gratuita autorizada,
desde que mantida a íntegra e citado a fonte: www.portaldecontabilidade.com.br.
Conheça os sites do Portal
Tributário® Editora:
Legislação Tributária e
Planejamento Fiscal: www.PORTALTRIBUTARIO.com.br
Modelos de Contratos www.PORTALDOSCONTRATOS.com.br
Legislação Trabalhista
Comentada: www.GUIATRABALHISTA.com.br
Temas de Contabilidade: www.PORTALDECONTABILIDADE.com.br
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